1. Jelaskan 6 Pola perbuatan tata Usaha
Jawab : terdapat 6 Pola perbuatan tata usaha, berikut saya jabarkan beserta penjelasannya
Menghimpun : adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang dalam kegiatan mencari dan menyatukan (menghimpun) serta mengusahakan agar tersediannya segala yang diperlukan sehingga akan siap ketika dibutuhkan dan diperlukan, sebagai contoh adalah menghimpun dokumen maupun daftar-daftar tertentu.
Mencatat : adalah suatu kegiatan dalam membubuhkan dengan berbagai macam peralatan tulis menulis dan keterangan yang diperlukan sehingga tulisan tersebut dapat dibaca, dikirim ataupun disimpan. Terdapat 2 jenis mencatat yaitu secara manual dengan menggunakan alat tulis seperti bolpoin, dll. Dan mencatat secara digital, dapat menggunakan digital note, ataupun software aplikasi lainnya.
Mengolah : adalah suatu kegiatan dalam mengubah atau mengerjakan sesuatu dengan maksud untuk menyajikan ke dalam hal yang lebih bermanfaat. Seperti contohnya adalah mengolah data hasil analisis menjadi sebuah laporan keuangan, dll.
Menggandakan : adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang untuk memperbanyak sesuatu (baik berupa dokumen, laporan, surat-menyurast, arsip dll) dengan berbagai cara dan alat sejumlah yang diperlukan.
Mengirim : suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang dalam menyampaikan sesuatu dengan berbagai cara seperti mengirim pesan teks, mengirim dokumen dengan menggunakan email, dll kepada pihak lain yang bersangkutan ataupun pihak yang ingin dituju.
Menyimpan : adalah suatu kegiatan dalam menaruh dengan berbagai cara tertentu dan di tempat yang dianggap aman dengan alat/ pun tool tertentu.
2. Dalam ruang lingkup sekertaris terdapat 3 perspektif utama sekertaris. Jelaskan ketiga hal tersebut.
Jawab :
Sekertaris dalam arti asisten pribadi 🡪 Sekertaris sebagai asisten pribadi atau aspri atau dalam bahasa inggris disebut dengan private secretary adalah sekertaris yang bekerja kepada perorangan dan bukan instansi. Aspri ini bertanggung jawab pada pimpinan organisasi. Sehingga dalam hal ini aspri tidak memiliki anak buah, ia berperan dalam membantu meringankan tugas pimpinan dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan keahliannya.
Sekertaris dalam arti pegawai administratif 🡪 adalah seseorang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lainnya.
Sekertaris yang memiliki wewenang manajerial 🡪 Sekertaris juga memegang wewenang dan kendali dalam manajerial merupakan sekertaris yang memiliki kedudukan pada suatu organisasi dan memiliki tanggung jawab yang harus dilakukan.
3. Jelaskan peran penunjang sekertaris yang meliputi :
a. Duta : Peran sekertaris dikatakan sebagai duta adalah sekertaris sebagai wakil dari perusahaan / organisasi maupun instansi pemerintah. Sehingga sekertaris dituntut untuk berpenampilan baik dan profesional.
b. Pintu gerbang : dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satu fungsi sekertaris adalah sebagai penerima tamu. Sehingga dapat kita ketahui dimana kursi dan meja sekertaris terletak berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, kolega, relasi, dan kariawan lainnya yang ingin bertemu dengan pimpinan mereka haruslah melapor ataupun izin kepada sekertaris.
c. Ibu rumah tangga organisasi : Sekertaris harus berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.
d. Humas : Sekertaris juga berperan sebagai humas yaitu sebagai penghubung antara perusahaan yang lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik secara bertatap muka langsung maupun menggunakan telepon atau dengan media yang lainnya. Dalam perannya sebagai humas tentunya sekertaris haruslah mengerti bagaimana dalam menghadapi setiap orang.
Comments
Post a Comment