Soal dan Jawaban
1. Sekretaris merupakan pintu gerbang informasi pada suatu perusahaan/organisasi. Jelaskan mengapa demikian!
Jawab : Menurut saya sekretaris sebagai pintu gerbang informasi adalah sekretaris berhubungan erat dengan informasi-informasi baik yang diterima perusahaan maupun yang disebar oleh perusahaan. Sekretaris memiliki keterkaitan erat dengan relasi perusahaan, baik orang-orang di dalam perusahaan sendiri maupun dengan perusahaan lain. Sebagai pusat informasi tentunya sekretaris harus memiliki banyak Pengetahuan, wawasan dan informasi dengan keterlibatan diantara diskusi, rapat, surat- menyurat, komputerisasi, dll yang mana dalam perkembangannya informasi-informasi saat ini sudah menggunakan internet dan komputerisasi dalam menunjang efektivitasnya. Sehingga semua yang berkaitan dengan sekretaris tersebut dapat diterima oleh orang lain.
2. Jelaskan mengapa sekretaris harus memiliki kemampuan untuk berinteraksi dan disertai dengan kepercayaan diri yang tinggi!
Jawab : Menurut saya karena kemampuan berinteraksi dan kepercayaan diri adalah sebuah kebutuhan serta kompetensi yang harus dimiliki oleh Sekretaris. Dalam perkembangannya, sekretaris tak hanya bertugas di dalam internal perusahaan itu saja akan tetapi sekretaris juga bertugas dalam membangun relasi dengan perusahaan lain baik dalam hubungan kerjasama maupun hubungan baik lainnya. Dalam setiap pertemuan tentunya sekretaris adalah orang yang juga diharuskan ikut dalam pertemuan-pertemuan antar perusahaan lainnya. Oleh karena itu sekretaris harus dapat berinteraksi dengan orang lain. Tak hanya dalam lingkup eksternal, dalam lingkup internal pun juga sekertaris bertemu dengan banyak orang, dan bertugas di meja depan, oleh karena itu sekretaris harus percaya diri dan memiliki kemampuan dalam berinteraksi sosial.
3. Jelaskan tugas-tugas sekretaris, yang terdiri dari tugas rutin/operasional, tugas khusus/insidental, dan tugas kreatif/inisiatif beserta contohnya!
Jawab :
Tugas rutin atau juga disebut dengan tugas operasional adalah tugas sekretaris dalam kegiatan sehari-hari, dan hampir setiap hari dihadapi oleh sekretaris. Tugas ini dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari pimpinan. Tugas rutin ini diantaranya : Menyusun atau membuatkan surat untuk pimpinan, Membuka surat masuk untuk pimpinan, menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan, menerima telepon dan menelepon, Mengerjakan berkas-berkas, Mengatur jadwal dan agenda pimpinan, menyiapkan pembuatan laporan, mengelola kas kecil.
Tugas insidental adalah tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, tugas ini ada apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Diantaranya yang termasuk tugas insidental adalah : mempersiapkan rapat, mengatur makan siang/ makan malam pimpinan dengan relasinya. Menyusun makalah/ pidato untuk pimpinan, mengurus masalah dengan baik, mendatangi perusahaan lain ataupun instansi pemerintah, mengurus perjalanan dinas pimpinan, dan menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
Tugas kreatif atau inisiatif yaitu tugas yang tidak termasuk tugas rutin tetapi atas inisiatif sendiri dan tanpa diperintah oleh pimpinan, akan tetapi wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Beberapa contoh tugas kreatif ini diantaranya adalah : mengirimkan bunga ataupun surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang menerima promosi jabatan, membuat klipping iklan atau artikel yang dibutuhkan oleh perusahaan, membuat perencanaan kerja, membuat brosur, berbagai macam price list dari pameran, mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, dan budaya perusahaan, mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar dan kursus.
4. Dalam menjalankan pekerjaannya, seorang sekretaris harus memperhatikan aspek-aspek yang dapat memudahkan tugasnya. Jelaskan aspek-aspek tugas sekretaris yang terdapat dalam power point!
Jawab :
- Aspek Terorganisir dan Orientasi detail dan teliti. Dalam aspek ini tugas sekretaris juga sebagai pengorganisir/ mengorganisir dan menata segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaannya, seperti mengorganisir file dan berkas, baik dalam komputer (soft file) dan hardfile. Sekertaris dalam menjalankan perannya juga harus berorientasi secara detail dan teliti terhadap segala hal.
- Melaksanakan Tugas dengan cepat dan efisien. Dengan kata lain sekretaris harus melaksanakan tugasnya dengan cekatan, tidak menunda suatu pekerjaan, jadi jika mendapatkan suatu tugas, entah mengatur jadwal, pertemuan dengan klien harus cekat, cepat, tanggap dan seefisien mungkin dalam menggunakan waktu yang dimiliki.
- Menampilkan citra positif bagi perusahaan. Sekretaris juga harus menjaga nama baik perusahaan dengan memiliki citra positif di perusahaan tempat bekerja. Citra positif dapat dilakukan dengan berbagai hal. Akan tetapi yang lebih penting adalah bukan melakukan pencitraan tetapi dengan menjaga sikap, sopan, ramah, dan yang terpenting mampu menjadi dirinya sendiri.
- Berfokus Pada Solusi. Dalam hal ini sekretaris juga harus fokus terhadap solusi apa yang dapat diambil, bagaimana penyelesaiannya. Bukan malah sebaliknya yaitu berfokus pada masalah yang terjadi.
- Mempelajari Keahlian baru / Mengembangkan keahlian. Menurut saya menjadi sekretaris terkadang juga dituntut harus memiliki keahlian lain. Sebagai contoh jika perusahaan/ organisasi mengadakan kerja sama dengan pihak asing maka sekretaris juga harus memiliki basic bahasa inggris. Selain itu beberapa kehlian lain yang harus dimiliki diantara adalah skill mengetik dengan sepuluh jari, dll. Oleh karena itu penting bagi sekertaris memiliki keterampilan lain yang menunjang dalam pekerjaannya.
- Menjalin hubungan yang baik dengan pihak di dalam dan diluar perusahaan. Artinya sebagai sekretaris juga harus memiliki relasi yang baik, baik di dalam perusahaan tempat bekerja maupun relasi dari perusahaan lain. Ini juga berarti sekertaris harus mampu bekerja dengan professional.
- Memahami lingkungan Kerja. Sebagai Ibu dari perusahaan sekretaris juga harus memahami betul lingkungan kerjanya. Baik dalam budaya perusahaan, etiket, dan bagaimana keberlangsungan perusahaan tersebut
- Kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan (multitasking). Sekretaris juga harus dapat diandalkan dalam semua kondisi, sebagai contoh ketika sekretaris menemani pimpinan perusahaan untuk agenda rapat maka sekretaris harus dapat melakukan kegiatan secara multitasking, yaitu dengan mencatat notulensi rapat dan mendengarkan keberlangsungan rapat serta menyiapkan bahan rapat itu. Oleh karena itu sekretaris dituntut untuk dapat melakukan kegiatan secara multitasking dan professional
5. Jelaskan mengapa keahlian khusus itu diperlukan dalam pekerjaan sekretaris! Jelaskan beberapa keahlian khusus yg harus dimiliki sekretaris yang tercantum pada power point!
Jawab :
- Typing skill adalah kemampuan sekretaris dalam kemampuan menulis dan m engetik di layar komputer/ laptop.
- Computer skill adalah kemampuan dalam menguasai komputer yang relate dengan pengetahuan komputerisasi seperti dalam pengoperasian microsoft office, dll.
- Language skill adalah kemampuan berbahasa, Kemampuan dalam berbahasa ini juga semakin menambah nilai jika sekretaris mampu menguasai bahasa asing seperti bahasa inggris ataupun mandarin. Bagaimana penyusunan dan pemilihan kata yang tepat dalam berbahasa, dan memperhatikan etiket kesopanan
- Communication skill bagaimana cara menjalin komunikasi dan berinteraksi sosial, dll.
- Planning and organizing skill adalah kemampuan dalam merencanakan kegiatan dan mengorganisasikannya
- Interpersonal skill adalah kemampuan dalam menjalin interaksi antar sesama, atau kemampuan kepada orang lain
- Time Management adalah manajemen waktu. Sekretaris juga harus memiliki keahlian dalam mengatur manajemen waktu.
- Managerial skill adalah kemampuan sekretaris dalam manajerial.
Comments
Post a Comment