Kesekretariatan 3 - Materi Klasifikasi Sekretaris

 

1. Jelaskan  cara melaksanakan tugas kesekretariatan dengan masing masing karakter pimpinan berikut ini :

Jawab : Ketika kita melaksanakaan tugas kesekretariatan maka alangkah baiknya kita juga garus memahami karakteristik dari pimpinan itu sendiri. Berikut babarapa karakter pimpinan dan cara melaksanakan tugas kesekretariatan berdasarkan karakter tersebut

- Pimpinan yang perfeksionis. Dalam pimpinan yang memiliki karakter perfeksionis maka cara melaksanakan tugas kesekretariatan adalah secara profesional, cepat dan tanggap serta yang paling penting adalah teliti dan tepat waktu. Artinya kita memiliki tanggung jawab penuh dalam menjalankan tugas sekretaris dengan disiplin waktu, disiplin nilai, dll. Pemimpin yang perfeksionis cenderung mengamati pekerjaan yang kita kerjakan, maka dari itu penting bagi kita untuk disiplin, tidak menunda-nunda pekerjaan serta teliti dan cermat dalam pekerjaan.

- Pimpinan yang suka memerintah. Jika memiliki karakter pemimpin yang seperti ini maka alngkah baiknya kita bisa mengambil hati pimpinan (dalam artian kerja yang bagus) jika kita mampu melaksanakan perintahnya dengan baik maka juga akan berdampak pada kinerja kita sendiri. Kita juga dapat memberikan kritik dan saran kepada pimpinan jika dirasa pimpinan semena-mena dalam memerintah apalagi perintah yang bukan menjadi tugas dari sekrertaris, dengan bahasa yang sopan, baik dan tidak menyinggung perasaan pimpinan

- Pimpinan yang permisif. Adalah pimpinan yang memiliki sikap terbuka. Dalam hal ini cara kita melaksanakan tugas kesekretariatan yaitu dengan profesional, dan menjadi teman yang baik bagi pimpinan asal kita masih mengetahui batasnya. Biasannya pemimpin yang terbuka akan menceritakan banyak hal kepada kita dan sebaliknya, maka kita juga harus  dapat mengimbangi pimpinan dalam hal tersebut dalam batas wajar.

- Pimpinan yang pemarah dan bekerja sesuai mood. Sikap kita dan cara kita adalah dengan menjadi air bagi pemipin yang pemarah. Jika kita juga terbawa suasana dengan pemimpin seperti ini maka tugas dan tanggung jawab yang kita kerjakan juga akan berantakan. Oleh karena itu kita harus menjadi pribadi yang dingin. Dan apabila pimpinan telah keterlaluan dalam masalah mengerjakan tugas sesuai dengan moodnya kita juga dapat memberikan saran dan masukan kepada pimpinan agar dapat bekerja secara profesional. Kita juga harus mengingatkan tanggung jawab yang harus diemban oleh pimpinan

- Pimpinan yang Genit. Yaitu dengan kita tetap bekerja secara profesional. Mengenai pimpinan yang bersikap genit kita harus bijaksana dan tetap membatasi diri bahwa kita adalah sekretaris yang profesional. Kita juga bisa menanggapi sikap pimpinan dengan karakter berikut dengan ceria, dan tidak terbawa suasana.

2. Apa yang anda lakukan sebagai sekretaris ketika menghadapi masalah di hari senin pagi seperti yang tertera di ppt, Jelaskan masing-masing bilangan !

Jawab :

a. Anda harus menyelesaikan laporan yang tertunda dari jumat lalu, Sore ini harus diserahkan kepada atasan Anda. Anda baru selesai 70%. Yang akan saya lakukan adalah datang ke kantor lebih pagi. Kemudian saya akan menyelesaikannya sesegera mungkin. Jika masih belum selesai maka saya akan melanjutkan ketika sudah memasuki jam kerja apabila tugas esensial dan kewajiban kita telah laksanakan. Sehingga bisa menyelesaikan laporan tepat waktu.

b. Ada pesan SMS dari pasangan agar Anda menelpon sekarang, Ini penting katanya. Yang saya lakukan adalah tentunya sebelum saya bekerja saya harus menyampaikan apa yang menjadi prioritas saya ketika berada di lingkungan kerja pada pasangan .Apalagi jika di Senin Pagi yang biasannya pekerjaan sudah mulai padat. Jika memang dirasa krusial maka saya akan memita kepada pasangan saya untuk menyampaikan secara singkat lewan pesan teks terlebih dahulu. Kemudian jika itu memang merupakan hal yang amat penting seperti kabar duka, dll. Maka saya akan meminta waktu/ izin atasan untuk menelepon.

c. Kolega andayang cukup dekat dengan anda nanti siang ingin traktir anda makan di tempat yang enak, tidak jauh dari kantor untuk merayakan ultahnya. Maka saya akan memastikan terlebih dahulu jadwal untuk makan siang apakah ada pertemuan penting, dll. Jika tidak maka saya akan mengiyakan ajakannya akan tetapi memberikan pengertian untuk disiplin waktu jika jam makan siang telah habis maka juga harus selesai.

d. Atasan anda tiba-tiba meminta anda untuk menyiapkan data-data yang ia butuhkan untuk meeting nanti siang, dan untuk mendapatkan data tersebut anda juga mau tidak mau berkoordinasi dengan bagian lain. Maka yang saya lakukan adalah segera menyelesaikan dengan cepat, cekat dan cermat, agar tepat waktu. Jika bagian lain yang dimaksud banyak maka saya bisa meminta tiap departemen tersebut memberikan data-data dan laporan mereka, bisa dengan telepon kantor ataupun intercom. Sehingga kita dapat bekerja secara cepat dan efisien.

e. Mertua / Calon mertua ingin mengajak anda untuk menemaninnya pergi setelah jam kantor. Maka yang akan saya lakukan adalah memberikan pengertian kepada Mertua ataupun calon mertua mengenai jam waktu pulang kantor. Dan memastikan terlebih dahulu kita tidak memilikijadwal penting di senin sore menjelang pulang tersebut. Jika urusan kantor sudah selesai, saya akan segera menemani mertua/ calon mertua saya.

f. Anda harus membayar tagihan kartu-kartu kredit atasan hari ini, sudah jatuh tempo. Yang saya lakukan adalah dengan meminta izin atasan untuk segera mengerjakannya dan segera datang ke bank.

g. Yang saya lakukan adalah dengan mengatakan saya masih dalam jam kerja, saya akan memberikan pengertian untuk nanti ketika makan siang akan menghubunginya kembali.

h. yang akan saya lakukan adalah tergantung rekan kerja tersebut, jika rekan kerja tersebut dalam kantor yang sama saya akan menerimannya dan mendengarkannya asalkan pekerjaan yang esensial sudah terselesaikan. Karena bagaimanapun sudah menjadi kewajiban sekretaris untuk mengayomi para karyawan di dalam kantor tersebut. Saya juga akan memberikan solusi dan bantuan jika dirasa diperlukan. Akan tetapi jika rekan kerja tersebut dari kantor lain dan sekaligus sahabat saya maka saya akan menemuinya sepulang jam kerja.

i. Yang saya lakukan adalah segera membereskannya, bagaimanapun lingkungan tempat kita bekerja baik tempat / meja kerja kita juga dapat menentukan kualitas kerja dan sudah merupakan tugas dari sekretaris itu sendiri. Akan lebih baik jika cepat dilakukan, mengingat jika meja kerja sekretaris juga berada di depan ruang atasan yang memungkinkan banyak orang melewatinnya. Apabila pemandangan meja yang berantakan juga tidak enak untuk dilihat

j. Yang saya lakukan adalah ikut meeting siang bersama atasan dan mendampinginnya. Ini merupakan salah satu tugas insidental saya sebagai Sekretaris. Saya juga menyiapkan bahan dari meeting yang akan dilaksanakan.