1. Jelaskan Bagaimana Anda Mengelola waktu anda berdasarkan matriks manajemen waktu! Berikan Contoh!
Jawab : Berdasarkan Manajemen Waktu dibagi 4 Kuadran Matriks manajemen Waktu. Berikut saya akan menjelaskan sekaligus memberikan contohnya.
Kuadran 1 (Quadrant of Necessity) : dimana Tugas Yang kita kerjakan Bersifat Penting dan mendesak. Seperti Adannya masalah, Krisis, ataupun Deadline yang mendesak. Saya akan memprioritaskan tugas ini menjadi prioritas utama saya. Biasannya tugas seperti ini sudah tersetting di mindset kita untuk segera dikerjakan karena sifatnya yang urgent. Contohnya adalah kita diminta untuk membuat notulensi rapat bersama pemegang saham yang selesai rapat harus kita sampaikan. Contoh lainnya adalah tugas-tugas rutin sekretaris seperti menerima telepon (penting dan mendesak), mengikuti pimpinan untuk bertemu client,dll.
Kuadran 2 (Quadran of Quality) : Dimana pada tugas kuadran ini adalah tugas yang penting akan tetapi tidak mendesak untuk segera diselesaikan. Sehingga dalam hal ini kita dapat menuliskan semua tugas to do list yang mana urgent diselesaikan terlebih dahulu. Jika Tugas yang urgent telah selesai kita kerjakan maka tugas pada kuadran 2 ini bisa kita cicil untuk dikerjakan. Contohnya adalah tugas-tugas seperti pengembangan diri kita semisal melatih diri dengan penggunaan microsoft exel dan bagaiamana formulanya, dll, Kemudian Mencari Peluang, membangun relasi, dan perencanaan hidup.
Kuadran 3 (Quadrant of Deception) : adalah suatu tugas yang tidak pentik tetapi mendesak. Diantara contoh dari tugas ini adalah permintaan mendadak dari client/ relasi bisnis, dan pertemuan mendakak dengan perusahaan. Menurut saya tugas ini sama halnya dengan tugas insidental sekretaris. Sehingga perlu suatu kemampuan diri sekretaris untuk cepat tanggap agar terlaksana dengan efektif dan efisien.
Kuadran 4 ( Quadrant of Waste ) : Adalah tugas yang berdasarkan waktunya tidak penting dan tidak mendesak untuk dikerjakan. Seorang sekretaris dapat menaruh tugas ini di prioritas bawah dikarenakan esensinya yang tidak mendesak untuk segera dikerjakan serta tidak terlalu penting. Seperti contohnya adalah hal-hal sepele melepas penat, kegiatan rileks dan menyenangkan, atau kegiatan hanya untuk mengisi waktu luang. Seperti contohnya adalah nongkrong di cafe untuk menikmati secangkir kopi, dll.
2. Tunjukkan melalui contoh-contoh masalah yang dihadapi oleh sekretaris dalam matriks manajemen waktu dan solusinnya!
Jawab : Contoh masalah yang dihadapi sekretaris dalam matriks manajemen waktu ialah : Perusahaan memiliki masalah kebocoran data oleh karena itu para petinggi kepemimpinan harus segera melaksanakan rapat yang akan diadakan 10 menit lagi. Sedangkan sekretaris sedang menyiapkan pembuatan laporan bulanan yang harus diserahkan sore nanti. Nah disini sebagai sekretaris harus cepat tanggap dalam menghadapi masalah, yang paling penting dan mendesak adalah masalah kebocoran data dan perlu segera bertindak dengan diadakannya rapat oleh para petinggi perusahaan, oleh karena itu sekretaris harsu menunda pekerjaan dalam menyusun laporan karena ada masalah yang lebih penting untuk segera dikerjakan, agar efektif dan efisien sekretaris harus segera menyiapkan tempat rapat dan menyebar informasi mengenai rapat mendakak dan urgent tersebut.
3. Seorang sekretaris harus dapat bekerja secara profesional. Dia harus memiliki pengetahuan yang mendalam, didukung oleh kemampuan, disertai dengan sikap, perilaku yang baik, menjunjung tinggi etika dan mengatur emosinnya. Jelaskan Mengapa!
Jawab : Karena menurut saya Tugas dari sekretaris tidaklah sesederhana yang terlihat. Banyak keterampilan multitasking yang harus dan wajib dikuasai oleh sekretaris dalam tugasnya yang complex. Banyak tantangan yang harus dihadapi oleh sekretaris baik itu dari bagian internal perusahaan maupun dari bagian ezternal perusahaan. Oleh karena itu seorang sekretaris harus mampu bersikap profesional dalam mengerjakan tugas yang diemban kepadannya. Dalam menjalankan tugasnya seorang sekretaris haruslah berhati-hati, teliti, cermat, efektif dan efisien. Karena sebagai sekretaris yang profesional apabila skeretaris tersebut dapat mempraktikkan keahlian yang dimiliki dalam suatu kegiatannya. Ada nama baik yang harus dijaga yakni perusahaan. Oleh karena itu, sekretaris juga harus dapat bersikap bijak, sopan, danmenjunjung etiika.
Comments
Post a Comment